Załącznik 4. Karty z podsumowaniem lekcji

Zarządzanie czasem w pigułce

Zasada SMART

Jeśli nie wiesz, do jakiego portu płyniesz, żaden wiatr nie jest dobry.

Seneka

Nasze cele muszą być:

Specific: ściśle określone; należy je określać możliwie konkretnie – Czego dokładnie chcemy? Kiedy dokładnie chcemy to osiągnąć? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co czujemy, widzimy i słyszymy?

Measurable: mierzalne; każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja – Jakie wyznaczamy sobie kryteria, po których poznamy, że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?

Actionable: wymagające działania; cel musi być akceptowany – nie przypisywanie własnych celów innym

Realistic: realne – posiadane zasoby muszą być wystarczające dla realizacji celu

Time lined: określone w czasie; cele powinny posiadać termin wykonania – Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w tygodniu, a nie „często”) Kiedy wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?

Matryca Eisenhowera

Jak dzięki matrycy zarządzać czasem? Chodzi o to, by możliwie najmniej skupiać się na zadaniach z III i IV ćwiartki, a więcej uwagi poświęcić I i II.

Zasada Pareto 80/20

Zasada Pareta (zasada 80/20 lub 80 na 20) – zasada opisująca wiele zjawisk z obszaru ekonomii i zarządzania, zgodnie z którą 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

20% klientów przynosi 80% zysków,

20% kierowców powoduje 80% wypadków,

20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,

20% materiału zajmuje 80% egzaminu,

20% ubrań nosimy przez 80% czasu,

20% pracowników generuje 80% produktów,

20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści

Zasada pozwala ustalać priorytety oraz ułatwia organizację czasu, przez co osiąga się maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Ułatwia też organizację pracy w grupie, zależnie od użyteczności i umiejętności jej członków.

Reguła Parkinsona

Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Na przykład, jeśli założymy, że zebranie potrwa godzinę, to zwykle trwa ono godzinę.

W przypadku, gdy założony cel zebrania zostanie wcześniej osiągnięty, to potrwa ono do końca zaplanowanego przez nas czasu. Ludzie mają, bowiem tendencję do przedłużania działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wyglądać jak mistrzowie planowania czasu. Teoria ta, dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy lub posiadamy na nie wpływ.

Zdarzają się także sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie zależą. Ma to przede wszystkim miejsce, gdy zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.

Reguła 60/40

Reguła ta mówi o tym, żeby realnie patrzeć na wykonywane przez nas zadanie. W jej myśl, jeśli mamy coś do zrobienia, powinniśmy zaplanować tylko 60% czasu, który mamy do dyspozycji. Dlaczego tylko tyle? Bo zakłada ona, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego zaleca się pozostawienie 40% czasu na czynności nieoczekiwane i spontaniczne, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.