Każdy
z nas ma wypracowany przepis na to, jak wygląda jego plan pracy.
Jednak zdarza się, że nasze sposoby nie przynoszą spodziewanych
rezultatów. Po przeanalizowaniu tekstów, które uczniowie
otrzymali, powinni razem z nauczycielem sporządzić listę rzeczy,
które pozwalają efektywniej oraz wydajniej uczyć się i pracować.
Poniżej
zamieszczamy przykładową listę:
1.
Wyznaczaj cele
Ustalanie
celów to kluczowa umiejętność w zarządzaniu czasem. Zastanów
się, co chciałbyś osiągnąć, jakie są Twoje cele zawodowe i
życiowe, odpowiadając na pytania:
• Czego
wymagają ode mnie rodzice/nauczyciele/pracodawcy?
• Dlaczego
pracuję?
• Co
jest dla mnie ważne w kontaktach z kolegami/współpracownikami?
• Co
chcę osiągnąć w swoim życiu zawodowym?
• Jakie
mam możliwości?
• W
jaki sposób mogę zwiększyć swoją efektywność?
Ćwiczenie:
przeanalizuj teraz najważniejsze cele Twojego życia: związane z
karierą zawodową, a także marzenia i inne cele osobiste -
doświadczenia, które chcesz zdobyć, umiejętności, które
pragniesz sobie przyswoić, miejsca, które zamierzasz odwiedzić,
pasje, które chciałbyś realizować. Przy każdym wyznaczonym celu
zapytaj siebie, jak zamierzasz to osiągnąć, kiedy planujesz to
zrobić.
2.
Jak określać swoje cele?
• Zastosuj
kategorie pozytywne, tzn. nie deklaruj, czego nie chcesz robić, lecz
- co chcesz osiągnąć.
• Precyzuj
swoje cele (co, kto, kiedy, gdzie, jak?).
• Ustalaj
cele tak, aby były dla Ciebie osiągalne, a ich realizacja nie
zależała od szczęśliwego trafu czy zachowania innych ludzi.
• Zastanów
się nad konsekwencjami. Co się stanie, gdy już osiągniesz cel?
Jak to wpłynie na Ciebie i bliskich Ci ludzi?
• Planuj
realistycznie. Czy cel, który zamierzasz osiągnąć, nie stoi w
sprzeczności z innymi ważnymi dla Ciebie wartościami? Np. bycie
podróżnikiem i posiadanie szczęśliwej rodziny mogą się trochę
kłócić ze sobą
3.
Spisuj plany
Teoretycznie
wszyscy to wiedzą, ale ilu z nas to robi? A to kluczowy warunek
sensownego gospodarowania czasem. Dlaczego? Bo odciążasz pamięć,
nie rozpraszasz się, możesz na bieżąco kontrolować realizację
planu.
4.
Krok po kroku do celu
Aby
cel nie pozostał w sferze marzeń, trzeba go przełożyć na
konkrety. Realizacja planu składa się z wielu drobnych kroków. Na
każdym etapie powinieneś odpowiedzieć sobie na następujących 5
pytań:
A.
Do kiedy mam to zrobić?
B.
Czego potrzebuję do realizacji celu (informacje, inni ludzie itp.)?
C.
Jakie konkretnie czynności muszę wykonać (np. zapisać się na
kurs językowy, zdobyć dyplom itp.)?
D.
Co może stanąć mi na przeszkodzie? Jak zamierzam sobie z tym
poradzić?
E.
Jak ma dokładnie wyglądać efekt końcowy?
Przed
przystąpieniem do realizacji celu ustal priorytety, tak aby się nie
rozpraszać - Twój cel jest obecnie najważniejszy. Często także
wyobrażaj sobie, jak zdobywasz wymarzoną rzecz. To podtrzymuje
wiarę, że cel wciąż jest osiągalny, mimo przeciwności jest
atrakcyjny.
5.
Miej plan na co dzień
Psycholodzy
biznesu obliczyli, że 8 minut planowania dziennie to godzina
zaoszczędzonego czasu. Na ogół jednak rezygnujemy z planowania,
uznając je za stratę czasu. Błąd! Przy planowaniu dnia
uwzględnij:
• Sprawy
przewidziane do załatwienia w danym dniu.
• Sprawy
niezałatwione z poprzedniego dnia.
• Nowe
sprawy, które pojawiają się w ciągu dnia.
• Telefony
i korespondencję do załatwienia.
• Okresowo
powtarzające się zajęcia.
• Czas
przeznaczony na poszczególne zadania.
Rozsądnie
zaplanowany czas powinien uwzględniać trzy bloki w odpowiednich
proporcjach:
50-60%
zajęcia zaplanowane (zawarte w planie dnia)
20-30%
sprawy nieoczekiwane (zakłócenia, złodzieje czasu, nagłe
i pilne zadania)
20%
działania spontaniczne
6.
Jedna rzecz naraz
Jeśli
próbujesz robić kilka rzeczy naraz, niczego nie kończysz ani nawet
nie robisz dobrze. W efekcie pod koniec bardzo pracowitego dnia
stwierdzasz, że właściwie niczego nie zrobiłeś, a jesteś
potwornie zmęczony. W jednym momencie poświęcaj się tylko jednemu
zadaniu i jeśli to możliwe, staraj się je doprowadzić do końca
lub przynajmniej zakończ jakiś jego etap. Aby było to możliwe,
konieczne jest uszeregowanie zadań pod kątem ich ważności i
konsekwentne przestrzeganie kolejności.
Zastosuj
strategiczne podejście do swojej pracy:
zdefiniuj
swoje cele (jasno je sprecyzuj)
rób
pisemne plany
przestrzegaj
terminarza
ustal
priorytety
staraj
się nie przerywać (jeśli to możliwe) pracy nad rozpoczętym
zadaniem
grupuj
czynności służące temu samemu lub podobnemu celowi w bloki
czasowe
deleguj
odpowiedzialność (zlecaj innym pracę do wykonania)
uporządkuj
własne miejsce pracy
7.
Grunt to mieć frajdę
Amerykański
badacz węgierskiego pochodzenia Michalyi Csikszentmihalyi w trakcie
wieloletnich badań odkrył, że ludzie czerpią największą
satysfakcję i przyjemność z wykonywania czynności, w których
zatracają poczucie upływu czasu. W takich momentach uwaga człowieka
jest skoncentrowana wyłącznie na wykonywanym zadaniu, czemu
towarzyszą pozytywne emocje. Jeśli lubisz to, co robisz,
zarządzanie czasem przestaje sprawiać trudności! Po prostu samo
wychodzi.
W
życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:
-
cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) – plany wieloletnie
-
cele średnioterminowe (1 do 3 lat) – plany roczne
-
cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) – plany kwartalne
-
cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) – plany miesięczne i
plany tygodniowe
8.
Rób listę pilnych spraw do załatwienia
Nawet
jeśli nie lubisz korzystać z kalendarza i planować wielu spraw z
wyprzedzeniem, to w zwykłym małym notatniku prowadź listę pilnych
rzeczy do załatwienia w danym tygodniu. Dzięki temu o niczym nie
zapomnisz i zawsze dotrzymasz danego słowa. A w razie nagłej zmiany
planów będziesz wiedzieć od czego zacząć.
9.
To co zajmie Ci mniej niż 2 minuty zrób od razu
Dzięki
tej zasadzie unikniesz gromadzącego się bałaganu, szczególnie gdy
masz problem z nieodkładaniem rzeczy na miejsce od razu. Bo nawet
jeśli rzucisz ubrania na łóżko, to w momencie gdy je zobaczysz od
razu odłóż do szafy lub kosza na pranie. Zajmie to mniej niż 2
minuty a problem z głowy. Podobnie z podlaniem kwiatów, umyciem
jednej szklanki, wykonaniem krótkiego telefonu.
10.
Zaplanuj 15 minutówki na sprzątanie
W
tym czasie można zrobić naprawdę dużo -uporządkować jedną
szufladę czy półkę, posprzątać biurko albo posegregować
notatki. Dzięki temu duże porządki raz w tygodniu stają się
tylko wspomnieniem i zyskujesz wolne weekendy.
11.
Przygotuj się wieczorem na kolejny dzień – zestaw ubrań,
posegreguj podręczniki, to co masz zabrać rano uszykuj w podręcznym
miejscu
Znienawidzona
szkolna zasada, ale to jeden z tych nawyków, który daje rezultaty.
O niczym się nie zapomni, można spokojnie iść spać, bo wszystko
jest gotowe na kolejny dzień, zawsze jest się przygotowanym. A z
porannym ogarnięciem różnie bywa.
12.
Znajdź czas na sport
Nie
zmarnujesz tych minut spędzonych na bieganiu. Twoje ciało zwróci
ci je dwukrotnie w postaci większej ilości energii. Najtrudniejsze
rzeczy rób na początku dnia – trzeba iść na pocztę, załatwić
coś strasznie nudnego? Nie odkładaj tego na popołudnie, bo
zmarnujesz cały dzień na myślenie o tym i „psychiczne
nastawianie się do wykonania tej super trudniej czynności”.
Większość z tych rzeczy zajmuje zapewne chwilę warto więc mieć
je z głowy od razu.
13.
Przestaw zegarek o 3 minuty do przodu
Nie
zapomnisz o tym za miesiąc, ale kiedy będziesz się gdzieś bardzo
spieszył to już nie odejmiesz tych minut. Dzięki temu zdziwisz
się, że zdążysz na czas.
