Załącznik 3. Karty z metodami zarządzania czasem

Zasada SMART

Wyznaczanie celów tylko wtedy będzie skuteczną metodą, jeśli spełni kilka podstawowych warunków. Warunki te nazwano od pierwszych liter zasadą SMART. Cele muszą być:

Skonkretyzowane - należy je określać możliwie konkretnie – Czego dokładnie chcemy? Kiedy dokładnie chcemy to osiągnąć? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co czujemy, widzimy i słyszymy?

Mierzalne - każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja – Jakie wyznaczamy sobie kryteria, po których poznamy, że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?

Akceptowalne - wymagające działania; cel musi być akceptowany – nie przypisywanie własnych celów innym

Realne - posiadane zasoby muszą być wystarczające dla realizacji celu,

Terminowe - cele powinny posiadać termin wykonania – Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w tygodniu, a nie „często”) Kiedy wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?

Reguła Parkinsona

Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Na przykład, jeśli założymy, że zebranie potrwa godzinę, to zwykle trwa ono godzinę.

W przypadku, gdy założony cel zebrania zostanie wcześniej osiągnięty, to potrwa ono do końca zaplanowanego przez nas czasu. Ludzie mają, bowiem tendencję do przedłużania działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wyglądać jak mistrzowie planowania czasu. Teoria ta, dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy lub posiadamy na nie wpływ.

Zdarzają się także sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie zależą. Ma to przede wszystkim miejsce, gdy zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.

Metoda 60/40

Reguła ta mówi o tym, żeby realnie patrzeć na wykonywane przez nas zadanie. W jej myśl, jeśli mamy coś do zrobienia, powinniśmy zaplanować tylko 60% czasu, który mamy do dyspozycji. Dlaczego tylko tyle? Bo zakłada ona, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego zaleca się pozostawienie 40% czasu na czynności nieoczekiwane i spontaniczne, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.

Metoda ABC

Z całą pewnością można stwierdzić, że jest ona jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem. Metoda ABC opiera się na regule Pareto i jej fundamentalnym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech etapach:

W pierwszej kolejności należy przygotować pisemną listę wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.

Następnie należy każdemu z opisanych zadań nadać odpowiedni priorytet A, B, lub C (w konsekwencji powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania):

• Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności (np. nauka na sprawdzian).
• Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. zespołowi, którego jesteś liderem, koleżance, z którą wykonujesz projekt)
• Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. poprosić rodzeństwo o posprzątanie pokoju albo posprzątać później).

Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Metoda Pomodoro

Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać to:

• lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
• długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
• czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę.

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne.

Zasada Pareta

Zasada Pareto, zwana także zasadą 20/80, ma wielkie znaczenie dla ludzi sukcesu. Jest niezwykle istotna zwłaszcza dla osób posiadających własne biznesy, gdyż pomaga im zaoszczędzić ogromną ilość czasu i zasobów. Przy właściwym podejściu może ją jednak zastosować każdy człowiek.

Głosi ona, że 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów. Po ludzku: zaledwie mała część wykonywanej przez Ciebie pracy odpowiada za większą część korzyści, jakie otrzymujesz.

Tim Ferriss, autor „4 godzinnego tygodnia pracy” opisuje to świetnie na swoim przykładzie:

– „Gdy rozkręcałem swoją firmę z obłędną wręcz troską dbałem o każdego klienta. Wyczerpująco odpowiadałem nawet na najgłupsze pytania wszystkich zainteresowanych moim produktem. Jednak tylko część z nich miała swój finał w transakcji, ale taki już urok biznesu.

Miałem sporo klientów i każdemu poświęcałem mnóstwo uwagi. Wielu z nich miała postawę niezwykle roszczeniową i ciągle zawracali mi tyłek, pomimo, że zyski przynosili mi minimalne. Wszyscy jednak mówili, że klient jest królem, tak więc nie pyskowałem. Do czasu, aż dowiedziałem się o odkrytej przez włoskiego socjologa zasadzie 20/80, która otworzyła mi oczy. Przemyślawszy dokładnie sprawę uświadomiłem sobie, iż faktycznie kilku moich najlepszych klientów generuje większość zysków w mojej firmie (20% przynosi 80% korzyści). Pozostali klienci to liczne płotki, którym poświęcam mnóstwo czasu, a pieniędzy mam z tego niewiele (80% czasu poświęcam na klientów, którzy przynoszą mi zaledwie 20% zysków).

Co zrobiłem? Zrezygnowałem ze współpracy z upierdliwymi klientami, którzy marnowali mój czas nie przynosząc mi należytych zysków. Skupiłem się natomiast na zadowoleniu tej garstki klientów, która dawała mi największe zyski. To był strzał w dziesiątkę. Nie tylko zyskałem ogromną ilość wolnego czasu, ale też zwielokrotniłem dochody mojej firmy.”

20% klientów przynosi 80% zysków,

20% kierowców powoduje 80% wypadków,

20% materiału zajmuje 80% egzaminu,

20% ubrań nosimy przez 80% czasu,

20% pracowników generuje 80% produktów,

20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści

Zasada pozwala ustalać priorytety oraz ułatwia organizację czasu, przez co osiąga się maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Ułatwia też organizację pracy w grupie, zależnie od użyteczności i umiejętności jej członków.

Matryca Eisenhowera

Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania natomiast odciętą – jego pilność.

Jednak tak naprawdę nie liczy się jaką formę przyjmie nasze rozplanowanie zadań (macierzy, tabeli, czy zwykłego podziału wg punktów). Najważniejsze w jej realizacji jest odpowiednie rozdzielenie czynności.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:

1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

- sprawy naglące

- sprawy kryzysowe

- sprawy „na wczoraj”

- skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

- zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości

- przygotowania do ważnego ale odległego projektu

- budowanie relacji z innymi

- rekreacja, ćwiczenia fizyczne

- regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

- niektóre telefony

- błahe sprawy naglące

- niektóre spotkania

- czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie długów)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

- przyjemności (np. gry komputerowe, czaty,)

- złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo, TV, portale społecznościowe)

- niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Macierz Eisenhowera jest jednym z narzędzi w trudnym procesie planowania czasu. Musimy pamiętać, że nie należy polegać tylko i wyłącznie na niej. Zawsze powinniśmy korzystać również ze sprzętu, który może nam pomóc w bardziej szczegółowym zarządzaniem naszym czasem – kalendarzem spotkań, terminarzami dziennymi oraz tygodniowymi, terminarzami w formie elektronicznej oraz wieloma innymi.